Вносити сотні товарів вручну — це тиждень рутинної роботи і гарантовані помилки. Імпорт з Excel вирішує задачу за хвилини, але тільки якщо файл підготовлений правильно. Ось що варто знати перед завантаженням.
Гайд підійде і для першого наповнення магазину, і для регулярного оновлення цін та залишків з облікової системи чи прайсів постачальників.
XLSX, CSV чи XML: який формат обрати
| Формат | Коли зручний | На що зважати |
|---|---|---|
| XLSX (Excel) | Ручне наповнення й редагування каталогу | Зручно працювати, але легко зламати структуру об’єднаними комірками й форматуванням |
| CSV | Вивантаження з облікових систем, великі файли | Потрібно стежити за кодуванням і роздільником колонок |
| XML-фід | Автоматичне оновлення від постачальників, обмін із маркетплейсами | Структуру задає постачальник, потрібне налаштування відповідності полів |
| API | Часте оновлення залишків, синхронізація з обліком і CRM | Потребує розробки інтеграції, зате працює без участі людини |
Для першого завантаження й ручної роботи найзручніший Excel. Якщо ціни й залишки змінюються щодня — автоматизуйте процес через фід або API, щоб не залежати від того, чи не забув менеджер завантажити файл.
Базові правила структури файлу
- Один аркуш — один каталог. Службові примітки й довідники тримайте в окремому файлі.
- Перший рядок — назви колонок, без об’єднаних комірок і багаторівневих заголовків.
- Один рядок — один товар або один варіант товару.
- Назви колонок точно як у шаблоні магазину: «Ціна», а не «Ціна, грн (роздріб)».
- Без порожніх рядків, проміжних підсумків і кольорових позначок, зрозумілих лише вам.
- Значення, а не формули: перед імпортом скопіюйте колонки й вставте їх як значення.
Обов’язкові колонки
| Колонка | Навіщо | Приклад |
|---|---|---|
| Артикул (SKU) | Унікальний ключ — за ним оновлюються ціни й залишки | KR-1024-BLK-40 |
| Назва | Відображається на сайті й у пошуку | Кросівки Runner Pro чорні |
| Категорія | Куди помістити товар | Взуття / Кросівки |
| Ціна | Числом, без «грн» і пробілів | 2499 |
| Залишок | Кількість на складі | 12 |
| Фото | Посилання на зображення через кому | https://…/1.jpg, https://…/2.jpg |
Додаткові колонки, які варто заповнити
| Колонка | Навіщо | Приклад |
|---|---|---|
| Стара ціна | Перекреслена ціна і відсоток знижки | 2999 |
| Бренд | Фільтр і сторінка бренду | Runner |
| Опис | Текст картки товару, можна з базовою HTML-розміткою | Легкі кросівки для щоденних пробіжок… |
| Штрихкод (EAN) | Ідентифікація товару, обмін з обліком і маркетплейсами | 4820000000000 |
| Вага, кг | Розрахунок вартості доставки | 0,9 |
| Габарити, см | Об’ємна вага для служб доставки | 35×25×15 |
| URL (slug) | Адреса сторінки, якщо вона не генерується автоматично | krosivky-runner-pro-chorni |
| Meta title і description | Сніпет у пошуку для важливих товарів | Кросівки Runner Pro чорні — ціна, відгуки |
Артикул — головне поле файлу
Саме за артикулом система вирішує, створити новий товар чи оновити наявний. Якщо артикул зміниться, магазин вважатиме товар новим: з’явиться дубль, а стара картка залишиться з неактуальною ціною.
- Унікальний для кожного товару й кожного варіанта.
- Стабільний: не змінюється разом із назвою, ціною чи категорією.
- Латиниця, цифри й дефіси — без пробілів і кириличних літер, схожих на латинські: «С» і «C» виглядають однаково, але для системи різні.
- Зрозуміла структура допомагає: в артикулі KR-1024-BLK-40 видно модель, колір і розмір.
Категорії
Вказуйте повний шлях через роздільник, наприклад «Взуття / Кросівки / Для бігу». Назви повинні точно збігатися з деревом категорій на сайті, інакше система створить нову категорію або покладе товар не туди.
Якщо прайси постачальників мають власну класифікацію, складіть таблицю відповідності «категорія постачальника → категорія магазину». Її налаштовують один раз, і далі кожен новий прайс розкладається за правильними розділами.
Ціни, знижки й залишки
- Ціна — лише число: 2499, без «грн», пробілів і символів валюти.
- Дробову частину відокремлюйте тим символом, якого очікує система імпорту, — і однаково в усьому файлі.
- Знижку передавайте через колонку «Стара ціна» — магазин сам покаже перекреслену ціну й відсоток.
- Якщо постачальник дає ціни у валюті, перерахуйте їх у гривню до імпорту або налаштуйте автоматичний перерахунок за курсом у системі, але не змішуйте валюти в одній колонці.
- Залишок — ціле число. Порожня комірка і 0 можуть означати різне: уточніть, як їх трактує ваша система.
Як описати варіанти товару
Якщо модель має кілька розмірів чи кольорів, кожен варіант — окремий рядок зі своїм артикулом. Щоб система зрозуміла, що це одна картка, додайте колонку «Група» або «Батьківський артикул» з однаковим значенням для всіх варіантів.
| Батьківський артикул | Артикул | Колір | Розмір | Ціна | Залишок |
|---|---|---|---|---|---|
| KR-1024 | KR-1024-BLK-40 | Чорний | 40 | 2499 | 5 |
| KR-1024 | KR-1024-BLK-41 | Чорний | 41 | 2499 | 3 |
| KR-1024 | KR-1024-WHT-40 | Білий | 40 | 2599 | 0 |
Спільні поля — назву, опис, категорію, бренд — заповнюйте однаково для всіх варіантів групи. Те, що відрізняється, — ціну, залишок, фото — вказуйте в кожному рядку. Фото краще прив’язувати до кольору: тоді, вибравши білий варіант, покупець побачить саме білі кросівки.
Характеристики для фільтрів
Кожна характеристика — окрема колонка: «Колір», «Розмір», «Матеріал». Пишіть значення однаково в усіх рядках: якщо в одному місці «чорний», а в іншому «Чорний » з пробілом, у фільтрі з’являться два різні кольори.
- Одиниці виміру — у назві колонки, а не в значенні: «Вага, г» і значення 280, а не «280 г».
- Кілька значень однієї характеристики розділяйте одним символом, наприклад крапкою з комою: «бігова доріжка; асфальт».
- Ведіть довідник допустимих значень для кожної характеристики й перевіряйте файл за ним перед імпортом.
- Однакові назви колонок для всіх товарів категорії: не «Колір» в одних і «Колір верху» в інших.
Акуратні характеристики — це не лише зручні фільтри. Саме з них будуються посадкові сторінки фільтрів, які приводять трафік із пошуку за запитами на кшталт «жіночі кросівки для бігу». Як це працює, розповідаємо в статті SEO-структура каталогу інтернет-магазину.
Фото: вимоги і способи завантаження
- Пряме посилання на файл, яке відкривається без входу в акаунт і починається з https.
- Формати JPG, PNG або WebP — магазин сам стисне фото й створить потрібні розміри.
- Від 1000 пікселів по меншій стороні, щоб на картці працювало збільшення.
- Однакові пропорції для всього каталогу, наприклад квадрат: тоді сітка товарів виглядає рівно.
- Перше посилання в комірці — головне фото товару.
- Назви файлів з артикулом (KR-1024-BLK-1.jpg) спрощують пошук і перевірку.
Описи та SEO під час імпорту
Найпростіше — скопіювати описи з прайсу постачальника. Але той самий текст уже використовують десятки інших магазинів, і Google не має причин ставити вашу картку вище. Унікальні описи для ключових товарів — одна з найдешевших SEO-інвестицій.
- Почніть із товарів, які найкраще продаються або мають найбільшу маржу.
- Для решти задайте шаблони title і description з підстановкою назви, бренду й ключової характеристики.
- В описі допустима проста HTML-розмітка: абзаци, списки, жирний шрифт. Стилі, скрипти й таблиці, скопійовані з чужих сайтів, видаляйте.
- Перевірте, щоб автоматично згенеровані адреси сторінок були читабельними й без дублів.
Кодування, роздільники та «з’їдені» нулі
Частина проблем виникає не через дані, а через те, як Excel їх зберігає.
- Кирилиця перетворюється на нечитабельні символи. Зберігайте файл у форматі «CSV UTF-8» — звичайний CSV в Excel може зберегтися в іншому кодуванні.
- Колонки зсуваються. Excel з українськими регіональними налаштуваннями часто використовує як роздільник крапку з комою замість коми. Уточніть, який роздільник очікує система, і не використовуйте його всередині значень без лапок.
- Штрихкоди перетворюються на 4,82E+12. Excel вважає довгі коди звичайними числами. Перед вставленням даних задайте для колонок зі штрихкодами й артикулами текстовий формат.
- Зникають нулі на початку: артикул 00125 стає 125. Причина й рішення ті самі — текстовий формат колонки.
- Значення на кшталт «1-2» чи «3/4» Excel може перетворити на дату. Текстовий формат колонки вирішує і це.
Помилки, які найчастіше ламають імпорт
| Помилка | Що станеться | Як виправити |
|---|---|---|
| Дублікати артикулів | Один товар перезаписує інший | Умовне форматування → «Повторювані значення» в колонці артикулів |
| «2 499 грн» замість 2499 | Ціна не завантажиться або стане нулем | Пошук і заміна, числовий формат колонки |
| Об’єднані комірки, порожні рядки | Імпорт зупиняється або зсуває дані | Роз’єднати комірки, видалити порожні рядки |
| Приватні посилання на фото | Товари без зображень | Прямі публічні посилання або архів з фото |
| «Кросівки» і «кросовки» | Дві різні категорії | Довідник категорій і перевірка за ним |
| «Чорний» і «чорний » з пробілом | Два значення у фільтрі | Функція TRIM і єдиний регістр |
| Формули замість значень | Порожні або хибні дані | Скопіювати й вставити як значення |
| Змінений артикул наявного товару | Дубль і стара картка з неактуальною ціною | Не змінювати артикули наявних товарів |
Покроковий процес імпорту
- Зробіть резервну копію або експорт поточного каталогу.
- Завантажте шаблон імпорту з адмінки — так назви колонок точно збігатимуться.
- Задайте текстовий формат для колонок з артикулами й штрихкодами і заповніть файл.
- Перевірте дублікати артикулів, зайві пробіли, назви категорій і значення характеристик.
- Імпортуйте 10–20 товарів з різних категорій, зокрема товари з варіантами.
- Перевірте їх на сайті: фото, ціни, фільтри, варіанти, вигляд на мобільному.
- Завантажте весь каталог і перегляньте звіт про помилки імпорту.
- Вибірково перевірте 20–30 карток і роботу фільтрів у кожній категорії.
Регулярне оновлення цін і залишків
Той самий механізм підходить для щоденного оновлення: вивантажуєте файл з облікової системи, завантажуєте в CRM — і ціни та залишки на сайті оновлюються за артикулом. Нові товари створюються, наявні — оновлюються.
- Для щоденного оновлення не потрібен повний файл: достатньо колонок «Артикул», «Ціна», «Стара ціна» і «Залишок». Так ви не перезапишете відредаговані на сайті назви й описи.
- Заздалегідь вирішіть, що робити з товарами, яких немає у файлі: обнулити залишок, приховати чи залишити як є. Неправильне налаштування може за хвилину «вимкнути» половину каталогу.
- Не приховуйте товари, яких тимчасово немає: краще показувати «Немає в наявності» і зберігати сторінку в пошуку.
- Якщо ціни й залишки ведуться в обліковій системі (BAS, 1С тощо) чи CRM, оновлення можна запускати автоматично за розкладом — вивантаженням файлу або через API.
- Зберігайте журнал імпортів: коли, хто і який файл завантажив. Це допомагає швидко знайти причину, якщо ціни раптом змінилися.
Імпорт від постачальників і дропшипінг
Якщо ви працюєте з кількома постачальниками, кожен надсилає прайс у своєму форматі. Замість ручного переписування налаштуйте для кожного постачальника відповідність полів і категорій, правило націнки та розклад оновлення. Тоді нові товари з’являються автоматично, ціни перераховуються, а відсутні позиції отримують статус «Немає в наявності».
- Націнка може бути загальною, за категорією чи брендом — з округленням до «красивої» ціни.
- Якщо один товар є в кількох постачальників, задайте пріоритет: за ціною або за наявністю.
- Переписуйте назви й описи для ключових товарів — тексти постачальника вже є в десятках магазинів.
Часті запитання
Скільки товарів можна завантажити за один раз?
Залежить від системи: десятки тисяч рядків зазвичай не проблема, якщо фото завантажуються у фоновому режимі. Дуже великий каталог зручніше розбити на файли за категоріями — так простіше знаходити помилки.
Що краще: XLSX чи CSV?
Для ручної роботи — XLSX: менше проблем із кодуванням і роздільниками. Для автоматичних вивантажень з облікових систем — CSV або XML.
Чи перезапише імпорт тексти, які ми вже відредагували на сайті?
Якщо поле є у файлі — так. Тому для оновлення цін і залишків використовуйте файл лише з потрібними колонками. Зручно, коли система дозволяє вибрати, які саме поля оновлювати.
Як перенести товари з іншого магазину під час переїзду?
Зробіть експорт зі старої платформи, приведіть колонки до шаблону нового магазину і перенесіть разом із товарами старі URL — вони потрібні для налаштування 301-редиректів. Детальніше про переїзд — у статті як вибрати платформу для інтернет-магазину.
Чи можна імпортувати SEO-поля і відгуки?
Так, якщо їх підтримує шаблон імпорту. Під час переїзду особливо важливо перенести title, description і тексти категорій — це частина накопиченого SEO.
Імпорт з XLS входить у базовий функціонал кожного магазину MioDev. Подивіться, що ще ви отримуєте у форматі інтернет-магазин під ключ.